面接の記録は誰が残すか：採用管理システムに任せる所と、決めた人が書く1行

この記事は、面接の記録を、すでにある採用管理システム（応募から合否までを1か所で管理する道具。ATSとも呼ぶ）に任せられる所と、合否を決めた人が自分で書くしかない所に分けて書いたものだ。

いま紙とメモで起きていること、採用管理システムが標準でやってくれること、評価シートの作り方、それでも人に残る仕事、自分の試作がどこを埋めたか、の順に書く。最後に、自社で面接の記録を残すときの分け方を表にした。

記録が無いと、あとで誰が困るか

10〜30人の会社の面接は、社長か現場のリーダーが、仕事の合間に1人でやることが多い。話を聞きながらメモを取ると相手の顔を見ていられないので、メモは手帳に数行か、取らないまま終わる。履歴書は紙のファイル、日程はメール、感想は社長の頭の中、と置き場所もばらばらになる。

困るのは、あとからだ。2人目の面接官が同じことを聞き直す。不採用にした人から理由を聞かれても、何を根拠に決めたかが残っていない。入社した人が数か月で辞めたとき、面接で何を確かめて、何を確かめていなかったかを振り返れない。

人事の側から見ると、こういう「残っていない」ものを後から集めるのは骨の折れる仕事だった。だから記録の話は、道具より先に、誰が何を残すかを決めたいと思っている。ただ、置き場所の問題だけなら、いまは既製の道具でかなり片づく。

採用管理システムを使うと、記録の置き場所が応募者ごとに1つになる

採用管理システムの基本は、応募者1人ごとに画面が1つあり、そこに履歴書、選考の段階、面接の日時、メモ、評価がまとまることだ。10〜30人の会社でも使える国内の製品から、面接の記録に関わる機能を公式の説明で拾うと、次のようになる（2026年10月時点）。

これで減るのは、メモをどこに置いたか探す手間、2人目の面接官に前の面接の中身を伝える手間、評価の書き忘れを催促する手間だ。録音を文字にする手間まで減らしたいなら、書き起こしの付いた製品か、Web会議の文字起こしを使えばいい。

評価シートは、点数の欄より根拠の欄を大きくする

道具を入れたあとで差がつくのは、評価シートの中身だと思っている。自社で欄を作れる製品なら、点数の欄を増やすより、面接で相手が言った根拠の一言を書く欄を大きくしたほうがいい。

試作では、観点を3つにした。経験・できること、働き方が合うか、長く続けられるか。たとえば架空のドライバーの面接で、応募者が「事故はありません」と言ったら、本人の申告として「経験・できること」の欄に入り、懸念点の欄に「運転記録証明書で確かめる」が入る。固定残業代について2回聞かれたら、「いちばん気にしている点」として残し、「時間数と金額を紙で見せて説明する」を次にやることに書く。

要約は書いた人の解釈が混ざるが、相手が言ったとおりの一言なら、あとで読んだ人が自分で判断できる。録音するなら、最初に「本日は録音させてください。文字に起こして、面接の記録にだけ使います。よろしいですか。」と同意を取り、その返事も記録の1行目に残す。

それでも減らないのは、合否を決めて、理由を1行残すこと

採用管理システムが用意するのは、記録を書く場所と、書き忘れの催促までだ。合否を決めること、その理由を残すことは、道具を入れても人の仕事のまま残る。

面接官が2人いれば、評価は割れる。試作の架空の面接では、「長く続けられるか」で割れた。配車担当は、固定残業代を2回聞いたのを見て、給与への不満で辞めないかが気になる。社長は、荷待ちが短いのが決め手なので続く、と見ている。2人の評価シートが並んでいても、どちらを取るかはシートに書いていない。

だから、評価シートの最後に「決めた人」と「決めた理由（1行）」の欄を置き、ここが空なら結果の連絡をしない、と社内で決めておく。理由の1行だけは、決めた人が書く。点数や順位を道具に出させないのも同じ理由で、落ちた理由を本人に説明できるのは、条件と根拠で決めた場合だけだからだ。

試作で足したのは、理由を書かないと連絡が開かない止め方

自分が作った採用の工程の試作は、採用管理システムの代わりではない。既製の道具が標準では持っていない「決めた人と理由を書かないと、連絡の下書きが開かない」という止め方を、試しに足したものだ。

作ったあと、別の道具に検品させたら、1件目に不具合が出た。ある応募者について決めた記録が残ったまま、まだ誰も決めていない新しい応募者あての下書きが開いていた。決定を応募者ごとに持たせて直したが、記録は「誰について、誰が、何を決めたか」がそろってはじめて記録になる。自分はその「誰について」を落としていた。

自社でやるなら：面接1回ごとの記録を、システムと人で分ける表

道具が残すのは材料で、決めた人が残すのは理由の1行

面接の記録のうち、置き場所と書き忘れの催促と文字に起こす手間は、いまある採用管理システムで減らせる。残るのは、割れた評価を見て決め、その理由を1行で書くことで、ここは道具を何に替えても人の仕事だ。試作を作ってみて、自分が線を引いたのもそこだった。