運送会社のシステム化は、なぜ失敗するのか——導入を先延ばしにしている間も人件費は出ていく

「高い」「人がいない」「まだ早い」の3つに、順に答える

この記事は、運送会社のシステム化が止まる3つの理由に、順に答えたものだ。3つはどれも正しい。ただ、導入を先延ばしにしている間も、人件費は出ていき続けている。値段は月いくらからか、詳しい社員がいなくても回る形はどう作るか、先延ばしにしている間に人件費が年いくら出ていくか、最初の半日で何をするか。この4つを順に書いた。下の目次から、気になるところへ飛んでほしい。

システムの話を持ち出すと、社長から返ってくる言葉は、だいたい3つに集まる。「システムは高いし、導入コンサルにも払えない」「使いこなせる人材がいない」「うちはまだ、その段階じゃない」。システム化が途中で止まるのも、たいていこの3つのどれかだ。システムの利用料には、毎月請求書が来る。先延ばしで出ていき続ける人件費には、請求書が来ない。だから費用として気づかれない。1人あたり月300円から使える道具が実際にあり、使いこなす人がいなくても回る形は作れて、最初に要るのは半日と紙1枚だ。順番に書いていく。

「システムは高い」——借りるなら、10人で月3,000円から

月額で借りるシステム（サブスク）と、作ってもらうシステム（オーダー）は別物だ。値段の桁も、失敗の仕方も違う。見積書に数百万円、ときに数千万円と書いてあるのを見て「高い」と感じるのは当然だが、その金額はたいていオーダーの値段で、サブスクを利用する場合は桁が変わる。

では、サブスクはいくらか。ここに挙げるのは、主要なサービスの公開価格だ。特定の製品を勧める意図はない。いくらで、何が減るのかの相場を知るために使ってほしい。

10人の会社で、月3,000円から1万円台。パートの方に1日から2日お願いする金額と、だいたい同じだ。これが「高い」かどうかは、次に書く「しない場合の金額」と並べて決めればいい。少なくとも、決裁に半年かける桁ではない。

そして、賃上げとあわせて設備投資をすると、その費用の一部が戻る制度が国にある。業務改善助成金という。秋の最低賃金の改定で、どのみち何人かの時給を上げなければならない会社なら、発効日より前に前倒しで引き上げ、設備は交付決定を受けたあとに入れる——この順序を守れば、前から入れたかったものをこの制度でまかなう組み立てができる。発効日の当日に上げたのでは対象外になる（業務改善助成金で、運送会社は何ができて、何ができないのか）。誰をいくら上げるかの配分は、別に書いた（最低賃金の引き上げに、運送会社はどう対応するか）。

「導入コンサルにも払えない」のほうも、順番を変えれば片づく。最初の半日は、自分たちでできる。やり方は後ろに書いた。外の人に頼むかどうかは、その半日で出てきた紙を見てから決めれば遅くない。

「使いこなせる人材がいない」——詳しい社員なしで導入する方法

導入する人と、日々使う人は、別でいい。導入する人は、何を入れるかを決めて設定する役。日々使う人は、決まった画面に入力するだけの役だ。決めて今のやり方から移し替える力が要るのは最初の期間だけで、しかも一度きりになる。動き出した後に現場がやることは、決まった画面を開いて打つ、それだけの形に絞れる。例えば、手書きの日報を事務の担当が打ち直している会社は多い。そこに道具を入れるなら、ドライバーがその場で選んで送り、受け取る側は確認するだけに回る。新しく覚えることは、増えるというより入れ替わる。

その形にするために、最初に決めておくものが3つある。

1. 手順書。画面をこの順で押す、という写真か動画だけでいい
2. よくある質問。実際に出た質問を、出た順に足していく
3. 迷ったときに誰へ聞くか。社内の1人と、サービス提供元の窓口を書いておく

この3つがないまま道具だけ入れると、詳しい人ひとりに質問が集中して、その人が休んだ日に止まる。逆に3つがあれば、教える人がいない日でも動く。つまり、人材の問題に見えて、実は設計の問題だ。

「教えてもわからない」は、たいてい手順の側の問題だった

新しく入った社員に、点呼記録の入力や日報の打ち直しを教えて、「教えてもわからない」とこぼす——運送会社でよく聞く場面だ。私は、たいてい逆だと思っている。手順が分けられていないから、教えても伝わらない。覚えられないのではなく、渡せる形になっていない。請求書と運賃の突合も、同じ形をしている。

同じことを、前にいた会社でも見た。社会保険の手続きを新しく入った方に覚えてもらう場面で、何度か耳にしたのが「教えてもわからない」という言い方だ。私はその場にいて、逆ではないかと思っていた。書いたものがあれば済む仕事なのに、誰も作っていなかった。

作らない理由も、当時の私にはよく分かった。手順書を作る時間など、どこにもない。あるとき上司にそう言ったら、こう返ってきた。「教えながら字を打っていけばいいんじゃないの」。目からうろこだった。別作業として机に向かうのではなく、誰かに教えるその場で、画面を写しながら順番を残していく。それだけで、次の人に渡せるものになる。手順書は、そうやって作るのがいちばん安い。

教える人が付きっきりになっている作業ほど、手順書にすれば渡せる。そして渡せる形になったものは、そのまま道具に載せられる。順番は、道具が先ではない。

「まだ、その段階じゃない」——人件費は、気づかないうちに出ていく

先延ばしにしている間も人件費は出ていて、しかもその支出には請求書が来ない。3つめの「まだ、その段階じゃない」は、いちばん強い言葉だ。今日の配車が埋まっていない会社に、来年のための話をしても順番が違う。それはそのとおりだと思う。

ただ、その支出は誰かの時間として出ていくので、決算書のどこにも「打ち直し代」という科目では載らない。だから、自分で計算するしかない。出し方は簡単で、1日あたりの時間 × 年間の稼働日 × 時給を掛けるだけだ。

1日30分は、忙しさの中では気にならない量だ。それが年15万円になる。点呼記録の入力にも、請求書の突合にも、同じ計算を当てはめれば、合計はもう少し上に行く。これが、月3,000円の見積書と並べる相手になる。並べたうえで「今年は見送る」と決めるなら、それは立派な判断だ。並べないまま先送りすると、判断したつもりで毎年払い続けることになる。

人が辞めたときも同じで、採って教え直す時間や、回らない分を協力会社に出す費用が実際に出ている。ただ「離職のコスト」という名前が付いていないだけだ。その中身は助成金の記事のほうに書いた。

システム化の最初の一歩：半日と紙1枚でできること

外に頼む前に、自分たちでできることがある。かかるのは半日と、紙とペンだけだ。

1. 1つの仕事を選ぶ。事務の1週間でも、月末の請求書まわりでもいい。全部やろうとしない
2. やっている作業を、順番に紙へ書き出す。「日報を受け取る」「システムに打ち直す」「間違いを本人に聞く」というくらいの粒でいい
3. それぞれに、かかっている時間を書く。正確でなくていい。感覚の数字で足りる
4. 判断が要るものに丸をつける。丸が付かなかった行が、道具に渡せる候補になる
5. 丸の付かない行でいちばん時間が長いものを1つ選び、年いくらかを計算して、無料体験を申し込む

正直に書いておくと、私は20代の後半に「この部署の業務が月にどれくらいあって、どれくらい時間がかかるか書き出してほしい」と頼まれて、書けなかったことがある。全部を一度に書こうとしたからだ。1つの仕事に絞れば、半日で紙は埋まる。書き出し方をもう少し細かく知りたい場合は、手順だけをまとめた記事がある（「分けろ」と言われても、どう分けるか）。

以前、県の無料相談の窓口で、AIやシステムを仕事に使う話をしたら、「それ、Google検索と何が違うんですか」と聞かれたことがある。私の答えはこうだ。調べるだけなら、確かに検索と変わらない。変わるのは、自社の作業を紙に書き出して、道具に任せる作業と人が判断する作業に分けたときだ。この1枚があれば、業者の見積書を見たときも「この提案は、うちのどの作業を減らすのか」を自分で確かめられる。紙が無ければ、見積書の言葉に乗るしかない。

月曜の朝にやること

1. 紙を1枚用意して、いちばん時間を食っている仕事を1つ書く。
2. その仕事の作業を、順番に書き出して、時間を入れる。半日で終わる。
3. いちばん長い行を「1日の時間×年間の稼働日×時給」で計算して、無料体験を1つ申し込む。今月はそこまででいい。

この3つに、お金はかからない。かかるのは半日だけだ。

システム化が失敗するのは、たいてい道具のせいではない。値段の桁を勘違いしたまま、詳しい人がいないまま、そして「しない場合の金額」を数えないまま止まる。逆に言えば、その3つは今日の午後にでも埋められる。まずは紙1枚から。その記録として、ここに置いておく。